Sinds de opkomst van het internet zijn de mogelijkheden om te communiceren eindeloos. Denk aan e-mail, Facebook messenger, Whatsapp en andere vormen van digitale communicatie. Echter zijn niet al deze vormen direct geschikt op de werkvloer. Een bericht sturen via Facebook naar je baas voelt namelijk misschien wat ongepast. Een kort maar kort maar krachtig berichtje kan compleet verkeerd geïnterpreteerd worden. En ook een klant of leverancier zit misschien niet te wachten op een amicaal Whatsappbericht. Het is natuurlijk verschillend per bedrijf en per collega. Wat zijn de opties en hoe kun je erop inspelen? We denken met je mee.
Voor- en nadelen van digitale communicatie
Aan digitale communicatie zijn zowel voor- als nadelen verbonden. Hieronder hebben we ze even voor je op een rijtje gezet.
Nadelen:
- De kans dat je bericht verkeerd geïnterpreteerd wordt is groter wanneer er geen lichaamstaal bij 'te lezen' is.
- Non-verbale communicatie ontbreekt. Hierdoor zijn grapjes bijvoorbeeld moeilijker te begrijpen. Bij sarcasme is tenslotte de toon belangrijker dan de boodschap.
- Je krijgt niet direct een reactie.
- Afhankelijk van de inhoud van je bericht, voelt het al snel minder persoonlijk.
Voordelen:
- Je kunt in één keer een grote groep mensen bereiken.
- Je berichten blijven voor altijd bewaard.
- Achter je bureau, vanuit je bed of luie stoel: je kunt heel vlot en gemakkelijk iemand. bereiken, informeren of vragen stellen.
- Emoties hoeven niet de boventoon te voeren. Je hebt via schriftelijke communicatie de mogelijkheid om echt tot tien te tellen voordat je reageert. Reacties zoals: ‘jup’, ‘ok’, ‘prima’ of een duim hoeven dus echt niet meer, evenals een korte, botte ‘snauw’ op de mail.
Het wel en wee van e-mail
Heb je een kantoorbaan, dan verloopt veel contact op je werk hoogstwaarschijnlijk via e-mail. Op deze manier kun je eenvoudig informatie bevestigen, een roosterwijziging doorgeven aan je baas, een afspraak inplannen of een document delen. De mogelijkheden met e-mail zijn eindeloos… maar waar ligt de grens? Op welke toon kun je tegen je collega’s en baas praten en waar moet je op letten? Wij zetten hieronder een aantal tips voor je op een rijtje.
- Bedenk vooraf aan wie je mail is gericht. Is dit een interne mail of externe mail? Op basis hiervan kun je je tone of voice aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld intern eerder een informeel mailtje sturen.
- Spelling, spelling, spelling. Niets is een grotere afknapper dan spellingsfouten in je e-mail. Zorg dus dat deze er nooit zijn! (Uiteraard geldt dit niet per se voor directe collega’s, maar des te meer voor externe zakenrelaties en contactpersonen. Zo ook je consultant bij het uitzendbureau).
- Ga nooit te kort door de bocht. Je weet niet wie jouw mailtjes leest en op deze manier laat je altijd een goede indruk achter.
- Ga altijd voor een gepaste aanhef en afsluiting. Liever in eerste instantie te formeel dan te informeel. Naarmate je een relatie opbouwt en je elkaar beter kent kun je de formaliteiten natuurlijk wel achterwege laten.
Steeds vaker wordt ook voor werk gebruik gemaakt van Whatsapp, zo whatsappt iedereen wel met collega’s, managers en klanten. Maar Whatsapp heeft al snel een hele informele sfeer, terwijl het gesprek zakelijk is. Let dus op een aantal dingen.
- Emoticons zijn een leuke toevoeging aan je gesprek, maar komen al snel informeel over. Beoordeel dus voorafgaand aan je gesprek of het formeel of informeel ingestoken kan worden.
- Ook op Whatsapp geldt… houd de spellingsfouten buiten de deur! Zeker in een zakelijk gesprek.
- Wanneer je Whatsapp gebruikt voor werkgerelateerde zaken, let er dan altijd op dat je profielfoto gepast is. Je wilt natuurlijk niet dat je collega’s en klanten een verkeerde indruk van je krijgen!
Het lijkt misschien allemaal voor de hand liggend, maar wat we in de waan van de dag gemakkelijk vergeten is dat schriftelijke communicatie uiteindelijk gewoon zwart op wit staat. Je moet vaak wel heel erg je best doen wil je die onhandige of gênante typefout weer recht te breien. Probeer zo zorgvuldig en professioneel mogelijk te zijn, want een goed begin is het halve werk.
Communiceren is een vak apart en naast digitale communicatie heb je natuurlijk ook nog andere vormen. Wil je meer tips voor het communiceren op de werkvloer? Lees dan dit blog met 6 do’s en don’ts.
