Deze website maakt gebruik van cookies. Waarom? Klik hier voor meer informatie.

Sluiten

Over deze vacature

Deze vacature is in beheer van Experis, onderdeel van ManpowerGroup. De sollicitatie zal daarom plaatsvinden op www.experis.nl.

Management Assistent regio Den Haag

  • Vestiging: Experis B.V.
  • Regio:
    • Zuid-Holland
  • Opleidingsniveau:
    • MBO
Vacature kenmerken
  • Vestiging: Experis B.V.
  • Regio:
    • Zuid-Holland
Vacature kenmerken

Over de functie

Wij zoeken voor onze opdrachtgever, een overheidsinstelling in Den Haag een Management Assistant. Een rol in het hart van de organisatie waar je de Algemeen Directeur ondersteunt. 
De directieleden van de organisatie en een enkel afdelingshoofd worden hier ondersteund met agendabeheer, het maken van afspraken, het ontvangst van gasten, het regelen van zalen en logistieke ondersteuning. De afdeling valt hiërarchisch direct onder de algemeen directeur en wordt aangestuurd door de directieadviseur van de directeur.

  • Je bent een duizendpoot en de steun en toeverlaat van de algemeen directeur. Door jouw 'voelsprieten' weet je precies wat er binnen de organisatie leeft en speelt. Je denkt vooruit, schakelt snel en signaleert zaken bij de algemeen directeur en andere betrokkenen. Je bent klantgericht, maar ook vriendelijk-assertief en je kunt verwachtingen managen. Je bent een teamplayer, spreekt collega's wanneer nodig aan en stelt prioriteiten. Je staat stevig in je schoenen, bent behulpzaam, weet snel te schakelen tussen verschillende taken en je kunt goed improviseren.
  • Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden op de afdeling Managementondersteuning. Op deze afdeling is de secretariële ondersteuning belegd. Op dit moment werken vier managementassistentes op deze afdeling. Voor hen ben je het eerste aanspreekpunt.
  • Bij je werkzaamheden weet je de hoofdzaken van de bijzaken te scheiden. Je werkt graag in een veranderende omgeving en blijft actief op de hoogte van actualiteiten. Belangrijk is ook dat je geen negen-tot-vijfmentaliteit hebt. Knelpunten signaleer je van tevoren; je wacht niet af en neemt passende maatregelen.
  • Als management assistent beheer je de zeer complexe agenda van de algemeen directeur en zorg je voor de telefonische bereikbaarheid van de afdeling. Vragen handel je zelfstandig af. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor verslaglegging en bewaakt de acties. Je behandelt en verwerkt in- en uitgaande (digitale) post, maakt brieven tekenklaar en beheert het (digitale) archief. Ook ontvang je bezoekers en regel je vergaderzalen. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en je bent bestand tegen een flinke portie stress. Bovendien heb je aantoonbare ervaring met het nieuwe papierloos werken (ervaring met IBABS via de iPad is een pré) en social media.

Over het bedrijf

Een non-profit organisatie in Den Haag.

Functie eisen

  • Gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen
  • HBO werk- en denkniveau
  • Ervaring met notuleren en verslaglegging
  • Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel en PowerPoint)
  • Ervaring met agendabeheer
  • Je beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is uitstekend en je beheersing van de Engelse taal in woord is goed
  • Je hebt een dienstverlenende instelling en bent representatief. Hierbij heb je een flexibele instelling, ook wat betref werktijden en 5 dagen per week beschikbaar.
  • In deze coördinerende functie is het bovendien belangrijk dat je een goed probleemoplossend vermogen hebt en je niet snel uit het veld laat slaan.
Competenties:
  • Drukbestendigheid;
  • Klantgerichtheid;
  • Netwerkvaardigheid;
  • Assertiviteit;
  • Anticiperen;
  • Plannen en Organiseren;
  • Resultaatgerichtheid;
  • Samenwerken;
  • Zelfstandigheid.
Tot slot: wij zoeken een secretaresse met ervaring binnen de overheid/semi-overheid. Heb je dit niet? Dan heeft solliciteren helaas geen zin.

Wat wij bieden

Dit betreft een fulltime positie voor 36 uur per week, salarisindicatie €2800 - €3200 afhankelijk van opleiding en ervaring.

Over deze vacature

Deze vacature is in beheer van Experis, onderdeel van ManpowerGroup. De sollicitatie zal daarom plaatsvinden op www.experis.nl.

Management Assistent regio Den Haag