Directie Secretaresse
Samenvatting
- Over de vacature
-
Salarisindicatie:
2200,00 - 3042,00 Bruto Per Maand
-
Vakgebied:
-
Full time/Part time:
Parttime
-
Dienstverband:
Uitzendwerk
-
Aantal uren per week:
32
-
Vacaturenummer:
400666819
- Meer informatie nodig?
-
Vestiging:
Haarlem
-
Consultant:
Iris Brouwer
-
Telefoonnummer:
020 - 422 0227
- Over de opdrachtgever
-
Client:
Vertrouwelijk
-
Standplaats:
AMSTERDAM
-
Regio:
-
Bureau:
Manpower
-
Functienaam:
Secretaresse/directie
Over de functie
Over de functie
Een zelfstandige en stevige directiesecretaresse, die flexibel en initiatiefrijk is en ervaring heeft in de ondersteuning van (meerder) directeur(en). De directiesecretaresse heeft een uitstekend vermogen om onder druk goed te presteren.
Het directiesecretariaat werkt in teamverband. Dit betekent een nauwe samenwerking en bij afwezigheid en pieken in het werkaanbod neem je elkaars werk over. Hiervoor is een goede onderlinge communicatie en afstemming en een zeer collegiale instelling onontbeerlijk.
Het takenpakket bestaat o.a. uit de volgende werkzaamheden:
De organisatorische ondersteuning van het directieteam
Het beheren en regisseren van de agenda, telefoonbeheer en de mailbox(en);
Het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, notuleren, correspondentie en documentatieregistratie, het bewaken van termijnen en procedures;
Archiefbeheer, mede verantwoordelijk voor de vorming en ordening van dossiers, verwerken en controleren van teksten en bewaken van lay-out/huisstijlen;
Ontvangen van gasten;
Waarneming bij afwezigheid van andere directiesecretaresses;
Over het bedrijf
Onder het motto: gemeenschappelijk waar mogelijk, verbijzondering waar noodzakelijk, gaat de gemeente Amsterdam op een andere manier samenwerken in het ICT-werkveld. Nu nog beslissen de stadsdelen en diensten zelf over de inrichting van hun informatievoorziening. Straks wordt de informatievoorziening in samenhang ontwikkeld, vormgegeven en beheerd.
Belangrijke voorwaarde voor invoering van het nieuwe ICT-stelsel is een sterke, professionele, gemeentebrede ICT-dienst, die nauw samenwerkt met diensten en stadsdelen in de ICT-clusters. De Dienst ICT, die 1 januari 2010 van start is gegaan, helpt het bestuur, stadsdelen en diensten van de gemeente bij het intelligent en effectief inzetten van ICT. De dienst kent de volgende kerntaken:
Het creëren van en het sturen op de samenhang in de informatievoorziening van Amsterdam
Het ontwikkelen en beheren van de gemeenschappelijke informatievoorziening en infrastructuur van Amsterdam.
Functie eisen
MBO+ werk- en denkniveau, aangevuld met (directie)secretariële opleiding en tenminste drie jaar ervaring in een soortgelijke functie. Ruime ervaring in ondersteuning van directieleden en/of managers. Goede beheersing van MS Office, en goede mondelinge en schriftelijke communicatie. Ervaring met digitaal notuleren is gewenst.
De Dienst ICT hanteert voor alle medewerkers voorlopig vier kerncompetenties:
Resultaatgerichtheid
Weten wat je vak inhoudt en wat er van je verwacht wordt en dit effectief kunnen inzetten. Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het resultaat bereikt is.
Initiatief & Verantwoordelijkheid
Zelfstandig actie ondernemen. Kansen en mogelijkheden signaleren en er naar handelen. Liever uit zichzelf beginnen dan passief afwachten. Is aanspreekbaar op eigen handelen of dat van anderen en kan hierop worden aangesproken.
Leervermogen
Nieuwe informatie en ideeën in je opnemen en effectief toepassen. We geven ruimte aan persoonlijke groei gerelateerd aan professionele doelstellingen.
Samenwerken
Een constructieve bijdrage leveren aan de samenwerking en bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Wij zijn partner van onze klanten; we kennen de gemeente en zijn in staat om samen met hen oplossingen te zoeken en resultaten te boeken.
